如何為混合會議，選擇合適的無線投影簡報系統？

BenQ Taiwan

2023/12/13

現在視訊會議，和混合會議（Hybrid Meeting）──也就是部分與會者在會議現場、部分與會者透過視訊參加的會議，在全球企業中越來越盛行。中大型企業的 IT 部門，比起以往，更需要積極改善會議所需的硬體技術，以使會議溝通無縫順暢、高效進行。

無限投影簡報系統（Wireless Presentation System，以下縮寫為 WPS），是會議室中相當關鍵的硬體設備之一，只要專業的 IT 人員深入探討如何藉由設備提升效率，就會發現 WPS 格外適合混合會議，因為該系統可以將會議中分享的所有元素，包含：影片、圖像、對話，以及共享檔案和文件，傳送給每一位遠距與會者。

因此，當 IT人員選擇 WPS 設備時，應考慮系統是否具備以下條件：

• WPS 是否具備USB插槽，以便與會者即插即用？
• WPS 是否適用常見的線上會議軟體？
• 透過 WPS 投影的內容是否能夠分享？
• 會議室內的討論，是否能清晰傳達給遠距與會者？

高效混合會議的關鍵？

深入了解無線投影系統功能的具體細節之前，先一覽如何打造有效的混合會議。

首先，也是最重要的，一場成功的混合會議，最重要的特徵之一就是它的高效率。能夠在場參與者和遠距參與者，快速展開混合會議的能力，將有助於議程順利進行，以及每個與會者的參與感。

為此，混合會議應採用 BYOM（自帶會議）方法，也就是允許所有與會者自行攜帶慣用設備、筆電參加會議，這將使參與者不再因為設備和設定，而陷入混亂，讓會議進行快速、輕鬆且相容性強。

召開高效混合會議的另一個關鍵，是能讓每位與會者參與正在發生的討論，因為討論過程中，能即時傳遞想法和言論，不被打斷，將使參與者更積極參與議題、暢所欲言。

為了確保混合會議表達更即時，會議室可考慮增添兩種設備：一是在市場上採購週邊（例如音響），以改善音量和音質。二是使用具有內建麥克風功能的無線投影簡報系統。

Voice Coverage：聲音覆蓋範圍

在過往只有電話的時代，聲音傳送問題，往往是藉由將電話放在會議室中間，或是用手持麥克風擴音，盡可能讓聲音均勻傳送到會議室的各個角落。

到了自行攜帶設備開會（BYOD，Bring Your Own Devices）的過程中，則會用特定與會者私用筆電的內建麥克風撥放，或是會議室專用筆電內建音響，再外接喇叭擴音。

不幸的是，在這兩種情況下，都會發生坐在遠處的與會者，無法順利接收聲音的窘境。因為第一種方式，會造成顯著的物理障礙，若與會者要發言，就要接近聲音來源才能對話。另一種方法，可能會導致會議延遲開始，因為要等所有人都連上線，過程中可能出現登入、 IT 問題、寬頻訊號擁塞等，讓會議在一片混亂之下展開。

WPS 的內建麥克風如何讓混合會議順利進行？

解決聲音問題，最理想的方法是無線投影簡報系統，這種系統內建麥克風與發送器，只要有用這種發送器，與會者利用 WPS 的獨立無線信號，清晰傳送影像，聲音也能均勻遍及會議室的每個角落。

有了這樣的系統和發射器，不僅可以讓坐在會議室遠處的與會者即時發言，還可以讓會議中的所有人員（包括遠距與會者）清楚聽到，從而創造更流暢的會議互動。

正如美國老牌生活用品製造商「高樂氏」（Clorox）的行銷團隊發現的那樣──讓遠距團隊無縫融入會議，對於整體的成功至關重要，因為人們會有距離偏見（Distance Bias），我們通常更加傾向與身處同一空間的人互動，這種下意識的本能，往往使混合會議無法順利進行，更可能使遠距團隊工作貢獻被低估。

為何選擇 BenQ’s InstaShow VS20 ？以及它如何運作？

為解決上述問題，BenQ 專門針對混合會議，設計了最新版本的 InstaShow 無線投影簡報系統：InstaShow VS20。

InstaShow VS20 是一款完全支援視訊會議的 WPS，可讓使用者快速將簡報內容整合到任何視訊會議軟體中，以便遠距與會者，也能夠同步查看內容，並與之互動。

一旦 InstaShow VS20 在會議室中安裝完畢，其在業界領先的無線接收性能，將能在混合會議中一覽無遺。此款 WPS 可在 4K 距離內提供高品質影像（包括原生 4K 解析度）和水晶般清晰的聲音。高達 66 英尺（20 公尺）。

由於每個 VS20 發射器（InstaShow Button）都配備了四向麥克風，能夠收錄 5 英尺（1.5 公尺）半徑內的聲音，因此 InstaShow 無線投影簡報系統只需插拔 USB-C 或 HDMI 線，即可快速化身擴充的無線麥克風系統。

這樣的設計，使會議室各角落的參與者，能與其他與會者（包括遠距團隊）自由交談，不必擔心音訊品質，導致溝通不暢，同時仍共享螢幕。

此外，每個發送器都有靜音鈕，可以透過觸控按鈕方便地靜音，自由控制發言時機，也能確保避免不必要的干擾。

中型會議室

大型會議室

InstaShow 多向收音

Video bar 聲音覆蓋範圍

只要將 BenQ 即插即用 InstaShow 內建麥克風納入 InstaShow 生態系統，並將其轉變為無線擴充麥克風系統，不僅實惠，而且無論空間大小，都能靈活應對，滿足會議需求，打造一場完美的混合會議！

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