Трансформация офисного пространства: модульная переговорная комната

Средняя площадь офисов уменьшается, поскольку все больше компаний переводят своих сотрудников на удаленную работу. Организации приспосабливаются к постпандемийной эпохе, и многие меняют привычные офисы на более компактные и гибкие рабочие пространства. Это изменение даёт возможность компаниям улучшить методы своей работы.

Исследования показали, что офисная среда напрямую влияет на продуктивность сотрудников [1]. Так, несколько стартапов рекламировали офисные помещения с открытой планировкой, позиционируя их как средство повышения производительности. В принципе, отсутствие стен, физически разделяющих сотрудников, могло бы показаться лучшим способом наладить командную работу. Но на практике это не всегда так. [2] Уровень шума в офисах открытого типа доставляет неудобства большинству сотрудников. Это также серьезно снижает уровень конфиденциальности на рабочем месте. Сотрудники, как правило, меньше общаются, потому что им кажется, что важная рабочая информация может стать достоянием всего офиса. Хотя “опенспейс” даёт возможность свободно обсуждать рабочие вопросов с коллегами, иногда это может и мешать. [3]

Именно здесь и возникает необходимость в переговорных комнатах. Хорошие переговорные комнаты должны давать работникам достаточно уединения, чтобы они могли открыто разговаривать друг с другом. Очень хорошие переговорные комнаты имеют все необходимые инструменты для эффективного обсуждения вопросов. Сотрудники могут просто прийти в любое время и начать совместную работу. Компании, которые снабжают своих сотрудников необходимыми инструментами и уделяют приоритетное внимание созданию культуры сотрудничества, работают в пять раз лучше, чем те, которые этого не делают [4]. Когда сотрудники участвуют в обсуждениях, они на 64% усердней решают поставленные задачи, чем работая в одиночку. [5] 

Для совместной работы в офисе широко применяются такие решения, как цифровые белые доски и дисплеи, поскольку они облегчают генерацию идей и показ материалов. Их можно встретить почти в каждом офисе. Поскольку многие компании переходят на гибридные технологии, также растет применение видеокамер и высококачественных аудиосистем. Но учитывая, что офисные площади сокращаются, перед нами встаёт вопрос: можем ли мы заполнить уже оборудованные комнаты еще большим числом различных устройств? Чтобы решить эту проблему, компаниям придется оптимизировать использование технологий.

Вместо того, чтобы покупать и устанавливать несколько устройств, каждое из которых выполняет различные задачи (например, стандартные дисплеи, проекторы, динамики и микрофоны), можно использовать интерактивные дисплеи, которые объединяют в себе все функции, предлагаемые перечисленными выше устройствами. Интерактивный дисплей не только экономит место, но и удобно объединяет несколько инструментов для совместной работы, таких как экраны для презентаций, облачные доски и IP-телефонию, в одном, более простом в управлении устройстве.

Деловые встречи могут проходить в самых разных форматах. Поэтому переговорные комнаты, независимо от их размера, должны легко адаптироваться под текущие сценарии использования. Если, например, небольшая группа хочет провести видеозвонок со своими коллегами, находящимися на “удалёнке”, им понадобится только один широкоформатный дисплей, камера и микрофон, а также стулья для каждого сотрудника. В случаях, когда требуется белая доска и другое специализированное программное обеспечение, такое как AutoCAD, они могут задействовать два дисплея: один – интерактивный с облачной доской, другой – обычный для показа документов.

В модульных переговорных комнатах не обязательно должен быть стол. Раньше требовалась плоская поверхность, на которую можно было бы поставить ноутбуки. Но при использовании интерактивных дисплеев отпадает необходимость приносить свои собственные устройства. Для показа презентаций можно просто загрузить свои файлы через USB-накопитель или из своего облачного хранилища. Заметки можно также делать на интерактивном дисплее, а затем отправлять файлы всем получателям по электронной почте. Без громоздких столов, занимающих много места, легче создавать модульные переговорные комнаты. Это означает, что сотрудники могут быстро изменить планировку помещения в соответствии со своими задачами.

Мы не говорим, что столы должны полностью исчезнуть. Можно использовать модульную мебель, которую можно легко перемещать, складывать и раскладывать при необходимости.

В эксперименте, опубликованном в Журнале прикладной психологии (Journal of Applied Psychology), сравнивались результаты совещаний двух типов: в одном – все участники стоят, в другом – сидят. Исследователи обнаружили, что никакой разницы с точки зрения командной синергии не наблюдалось. Но если бы они сравнили длительность проведения совещаний, то те собрания, где все стоят, проходили быстрее и, следовательно, были более эффективными.[6]

Более поздние исследования показали, что эти выводы все так же актуальны. Встречи, проводимые стоя, имели примерно на 25% меньшую продолжительность. Например, с 48 минут время встреч сократилось до 36 минут. Кроме того, сотрудники были более внимательными к текущим обсуждениям, поскольку они не отвлекались на свои ноутбуки или гаджеты, что часто происходит при традиционном проведении совещаний за столом. При этом потребность тела принять сидячее положение также давала им ощущение необходимости скорейшего выполнения поставленной задачи.[7]

Поскольку в такой переговорной нет стульев, у участников появляется больше места. Наличие одного или нескольких подвижных интерактивных дисплеев позволяет менять конфигурацию помещения. Например, дисплеи могут быть размещены на противоположных сторонах комнаты для одновременного обсуждения вопросов двумя небольшими группами. После проведения рабочих сессий можно сдвинут дисплеи, чтобы представить идеи всем участникам и обобщить информацию.

Дополнительное пространства также пригодится в случаях, когда необходимо соблюдать социальную дистанцию. Таким образом, вы сможете использовать переговорные комнаты с минимальными рисками для здоровья сотрудников.