Трансформация офисного пространства: адаптация рабочих мест для операционной устойчивости

Миллионы сотрудников возвращаются в свои офисы после отмены ограничений. В разгар пандемии около 65,5% работающего населения во всем мире были вынуждены работать удаленно [1]. В США около 48,7 миллиона человек работали на своих ноутбуках из дома. [2] Многие организации, которые вели свой бизнес традиционным способом, в значительной степени полагаясь на личное присутствие при принятии решений и производстве, поняли, что они плохо подготовлены к переходу на гибридные и удаленные режимы работы. Это ограничение привело к тому, что их операционная деятельность была на короткое время приостановлена.

Чтобы избежать повторения того, что произошло во время пандемии, организациям придется укреплять свою операционную устойчивость. Издание Harvard Business Review определяет этот тип устойчивости как способность компании преуспевать в непредвиденных ситуациях [3]. Сюда относится способность мгновенно смягчать воздействие внешних факторов на их бизнес в целом и способность адаптировать бизнес-процессы для бесперебойной работы. Ключом к достижению этой устойчивости является создание большей гибкости на рабочем месте

Из 1500 опрошенных офисных работников в США 96% заявили, что им нужна гибкие режимы работы, но только 47% заявили, что их компании готовы предоставить им такую возможность [4]. Итак, что именно делает рабочее место гибким? Одним из критериев является местоположение. Часть опрошенных утверждает, что им необходимо больше свободы при выборе места, где они могут выполнять свои рабочие обязанности. Они предпочитали работодателей, которые официально разрешали им работать вне офиса часть дня или весь день.

Ответы показали, что если бы сотрудникам была предоставлена ​​большая гибкость в выборе режима работы, 22% из них почувствовали бы, что их вклад ценится в компании [5]. Реальные данные также показали, что для большинства сотрудников удаленная работа в результате ограничений COVID-19 не оказывала негативного влияния на качество их работы. [6] Напротив, отсутствие гибкости снизило общую продуктивность примерно 34% сотрудников, которые заявили, что негибкие условия труда затрудняют выполнение их задач. Половина респондентов даже заявили, что уволятся с нынешней работы, если другая компания предложит им больше свободы действий [7].

С начала пандемии 29% сотрудников-женщин в финансовой отрасли покинули свои компании из-за жестких условий на рабочем месте. Еще 34% опрошенных заявили, что они планируют уйти в отставку по той же причине. Аналитики рекомендуют предлагать сотрудникам-женщинам большую гибкость на рабочем месте, чтобы улучшить удержание сотрудников. [8]

В аналогичном исследовании, проведенном в Новой Зеландии, где сейчас предприятия снова открываются в массовом порядке, 52% сотрудников заявили, что им понравилась гибкость при выборе рабочего места, которую им предоставили в разгар пандемии. Около 47% от общего числа респондентов даже заявили, что они скорее уволятся, чем вернутся в свои офисы на постоянной основе. [9]

По некоторым оценкам, в США около 6,2 миллиона человек, занимающих руководящие должности, полностью вернутся в офис. Скорее всего, они будут физически присутствовать на рабочем месте, поскольку их роль заключается в личном управлении сотрудниками. С другой стороны, 4,6 миллиона человек, занятых в финансовом секторе, и 3,5 миллиона человек из IT-областей вероятнее всего будут стремится к повышенной гибкости, поскольку для выполнения их задачи не требуется командная работа и нахождение в офисе. [10] Если же и возникнет необходимость общения с коллегами, они могут сделать это так же, как и во время пандемии: с помощью видеоконференцсвязи и других облачных платформ.

Повышение операционной устойчивости за счет гибкости рабочего места имеет решающее значение, поскольку оно поможет организациям справиться с резкими изменениями, вызванными быстрым развитием в промышленности, обществе и технологиях, а также непредвиденными событиями, такими как стихийные бедствия и пандемии. Аналитики предполагают, что предприятиям необходимо сделать свои рабочие процессы более модульными и отдать приоритет инструментам, которые предоставят им большую гибкость и возможности для сотрудничества. [11]

По прогнозам, к 2025 году около 41% компаний введут постоянные режимы удаленной и гибридной работы для своих сотрудников. В середине 2020 года уже наблюдался заметный рост инвестиций в эту трансформацию, что соответствует прогнозам. Около 65% корпоративных расходов было направлено на приобретение инструментов и систем для совместной работы, а 51% - на облачные технологии и платформы [12].

Многие ведущие компании, включая Amazon, Google и Microsoft, осознали важность гибких моделей работы и решили сохранить возможность удаленной работы и после пандемии [13]. Компания IBM, например, активно внедряет гибридную модель. Большинству их сотрудников теперь нужно будет находиться в офисе не менее трех дней в неделю. Около 80% будут работать в гибридном режиме; максимум 20% сотрудников смогут работать полностью удаленно, особенно родители, которые смогут присматривать за детьми в случае закрытия школ. Чтобы приспособиться к этому изменению, IBM меняет свои офисные помещения: освобождает почти половину своего офиса площадью 6,5 миллионов квадратных метров и модифицирует оставшиеся рабочие места для улучшения совместной работы. [14]

Недавний опрос руководителей в США показал, что две трети из них планируют сократить площадь своего офиса на 40% в течение следующих трех кварталов. Они также стремятся инвестировать в технологии, которые позволят офисным сотрудникам общаться со своими коллегами, работающими удаленно на постоянной или временной основе. [15]

Поскольку во многих организациях есть конференц-залы и рабочие зоны, в которые уже вложены значительные ресурсы, может встать вопрос о целесообразности дальнейшей модернизации офисных помещений для гибридной работы. Компании могут решить оставить эти пространства такими, какими они были, и попытаться подстроить свои старые рабочие модели под новую реальность. Но, как показывают текущие тенденции, сохранение статус-кво может нанести ущерб деятельности компании в будущем.

Переустройство рабочего пространства для обеспечения операционной устойчивости не должна быть слишком радикальным. Большое значение могут иметь даже точечные изменения. Необходимо оценить полезность рабочих пространств в случае серьезных кризисов: будут ли нынешние конференц-залы и кабинеты сотрудников по-прежнему использоваться или они снова останутся пустыми на несколько месяцев? Если вы выбрали второй ответ, то следует определить, какие шаги нужно предпринять, чтобы обеспечить непрерывность бизнеса, максимально используя каждый сантиметр офисного пространства.

В этой серии статей мы хотим сосредоточиться на ключевых зонах офисных пространств, для которых небольшие изменения приведут к значительным улучшениям. Мы хотим показать, как современные технологии помогут максимально эффективно использовать офисные помещения, превратив их в безопасные многоцелевые рабочие зоны для повседневной работы в очном и гибридном формате.