搞不定遠距會議？善用視訊鏡頭，充分達成「視覺溝通法」！

BenQ Taiwan

2022/12/23

線上視訊會議時，需要有更多元的溝通方式，以補足視覺呈現上的侷限所造成的溝通障礙。

在遠距工作成為許多人的生活常態後，我們免不乏地受到了遠距會議的侷限。你是否也曾經感到困惑，為什麼視訊會議總是一個無止盡的厭世輪迴？怎麼好不容易在會議中達成了共識，卻十之八九會在日後發現，你說的厚度薄一點和他說的色調暖一點，在每個人的腦海裡都長得不一樣。

・視訊會議讓人心好累？

面對工作時，我們時常只想專注於自己的專業，把一件事情做到最好。但現實常讓事與願違，我們要做自己擅長的事的同時，總需要附加處理其他一百種瑣事。舉例而言，好的設計師不只是要設計產品，還需要對內與團隊溝通專業細節，甚至要向設計專業以外的主管、客戶報告產品，說他們聽得懂的語言，讓他們讀懂你的設計價值所在。若要釐清究竟是為何而心累，我們可以先回想過往視訊會議的經驗。以產品設計師為例，會前總需要事前將手稿存檔、標註各種開發細節，再彙整進簡報裡；又受限於筆電鏡頭的框架內，無法精準分享產品細節；甚至討論的過程無法即時標籤註記，還要在會議結束後額外花時間整理內容更新……這些在會議室裡很輕易能當下實作並討論解決的問題，怎麼現在都成了極大的會前的素材準備負擔？

・重新定義你眼裡的「視覺溝通」

說到「視覺溝通」，一般人直覺會想到簡報裡的視覺化資訊圖表。在商業趨勢的潮流下，大家都在學習如何在簡報中打造亮點，但未必所有人都適合這樣的表達方式。其實廣義的視覺化溝通（Visual communication）素材涵蓋的範圍之廣，從螢幕截圖、畫面錄影，到模型展示都囊括在內。這也意味著，我們對話的管道不一定得如此單一，想讓人一眼看見你想表達的重點，其實還有很多種途徑。在飽受疫情所苦的時代下，我們需要重新思考遠距對話中該被強調的元素，並針對需求選擇適當的溝通工具與媒介，才能減少溝通誤區，達成我們的最終目的：有效的溝通。

視訊會議因僅能以分享電腦畫面與鏡頭來呈現，因此往往需要耗費許多時間事前準備簡報，或將實物拍照、註記並轉為電子檔。會議當下又受限於筆電鏡頭的框架內，而無法精準分享產品細節。

1、「會動的」視覺溝通工具

遠距會議和實體會議的最大差異，是與會者無法同處一個空間，且可視範圍侷限在小小的鏡頭框架下。以往能在會議室白板上書寫討論、實際拿模型比劃釐清，甚至透過肢體語言輔助溝通，現在卻只能口頭說明，或在事後整理成會議筆記，也可能會議結束後才發現根本沒得出個結論。你發現現有的視訊鏡頭，其實不夠應付你的工作所需。你可能會想：若除了拍人的鏡頭外，也能有另一個鏡頭能輕鬆拍「物」就好了。

想擺脫一般筆電鏡頭的束縛，用不同的角度溝通，你可以考慮以下工具：

直接將手機裝上腳架，透過手機鏡頭來拍攝桌面或手邊的模型。優點是花費低且操作容易；缺點是手機成為了視訊工具，無法在會議過程中急用。
若期望針對專門拍物的需求有更好的使用體驗，則可以考慮購入實物攝影機，從能動性、拍攝角度、解析度、細節呈現等標準做為考量的依據。
若你希望同時兼顧拍人與拍物的需求，且對於拍物的細節也有高要求，則可以考慮專為設計師打造的網路視訊產品，例如BenQ 的 ideaCam，
不僅拍人拍物的畫面切換自如，連影像的自動翻轉也都顧及到了。

多數的視訊鏡頭，其實不足以應付日常工作所需。因此視訊鏡頭除了要能夠拍攝本人之外，最好同時也能「拍攝物品」，將更有利於線上溝通。

2、能「即時反饋」的溝通媒介

有了好的「視覺溝通」工具後，還需要好的傳播媒介（一個協作的平台)，來讓大家能即時反饋不同的意見。因為遠距會議另一項最大的缺點，就是我們只能透過視訊框看見每位與會者，接著一個人對著簡報不斷自言自語，通常大家也會比較抓不準打斷的時間。這時雲端協作軟體便是重要的遠端溝通媒介。在疫情爆發前，其實已有許多現行的線上協作軟體、雲端白板能輔助團隊溝通，這些即時合作互動的工具，能讓所有人的資訊同步，並奠基於他人的創意上有近一步發想。要提高會議效益，除了工具的完善與輔助，還要確保溝通到位，代表我們須要確認訊息傳達是雙向的互動，而非單向的傳遞。

適合會前準備、會議中溝通、會後內容整理的不同溝通平台：

視訊會議軟體內建註記功能，如Zoom，本身便提供註記及創建白板功能，方便會議中的多人協作。
專為遠距工作而誕生的新創軟體Switchboard，不用再換手分享畫面，大家輕鬆在同個介面切換不同檔案。
整合會議前中後的產品討論註記軟體，需搭配網路攝影機ideaCam使用的EnSpire。

除了視覺溝通工具外，能讓與會者即時反饋的傳播媒介（例如協作平台）也相當重要。如此才能確保訊息傳遞是雙向的互動，而非單向的傳遞。

進入後疫情時代，過去為了短期內應急而發展出的遠距工作模式也該走入歷史。那些曾經看起來不可避免的情勢，其實對於廣大上班族來說是很不健康的。我們不可能一直依賴傳統的會議溝通模式，而是該針對不同的產業型態，找到適合自己的溝通模式。無論是透過能動性高的鏡頭角度來替你說話，或是利用雲端平台即時註記、提高工作時效，只要是能改善工作現況的方法就是好方法！

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