企業疫後新常態！辦公室新思維：模組化會議室

因越來越多公司讓員工們遠距上班，辦公室空間變得越來越小。正當公司適應後疫情時代變化之際，許多公司將現有的辦公室轉換為更精實更機動的工作場域。這樣的變化提供公司一個改善運作方式的機會。

研究顯示公司環境對於員工的生產力有直接影響。[1]有一段時間，一些新創公司宣傳開放式辦公室的環境配置是他們能擁有較高生產力的關鍵。原則上來說，無實體牆面將員工隔開來似乎是讓員工密切合作的最佳方式。然後現實中的例子卻顯示完全不是那麼一回事。[2]開放式辦公室必然產生的噪音對大部分員工而言是會妨害工作。同時也嚴重侵犯了工作場域的隱私。員工反而較少互動，因為這樣的環境讓員工們覺得業務資訊暴露太多。雖然這樣的配置給予員工隨興且無拘束的環境與同事討論工作事宜，但就是過度便利了。[3]

這就是會議室出現的原因。好的會議室應該給予員工足夠的隱私能夠開誠布公地與彼此討論。甚至較好的會議室是能提供有效協作所需的工具。員工們隨時都能走進會議室開始協力合作。能提供員工所有需要的工具並把協力合作視為創造公司文化優先項目的公司，執行力比不具備這些條件的公司多達五倍。當參加者覺得他們是真的有參與討論時，他們更願意堅持手邊的任務，比獨自工作時時間更長 64%。

像白板及顯示器這些固定裝置是協作時的標準工具，因為這些工具有助於團體觀念構成與內容分享。因此幾乎每間辦公室裏面都能發現這些工具。因為很多公司走向混合式，攝影機與高品質的音訊系統就成為固定裝置。但有鑑於辦公室不動產比例逐漸縮水，增加新的硬體設施可能變成一個難題：我們真的需要塞更多的東西進去原本就擁擠的會議室內嗎？要解決這個難題，公司真的必須精簡所使用的科技設備。

除了不再購買及安裝滿足不同需求的工具（例如：標準顯示器、投影機、平板、喇叭和麥克風）之外，公司需要研究的是能將上述這些裝置的功能整合成單一系統的科技，像是互動型顯示器。不只是因為互動型顯示器節省空間，也是因為它們能便利地將演示螢幕、雲端白板及 VoIP 系統整合成單一且易管理的裝置。

會議有多種形式及樣貌。因此會議室的結構需要能被改變以適應不同的需求。無論會議室尺寸多大或多小，員工都應能依據他們當日的使用需求重新配置會議室。舉例來說，有個小團體需要使用會議室來與遠端的同事視訊開會，他們僅需要一台大型顯示器，一台攝影機與麥克風，和足夠的椅子讓團體裡的所有人都有位子坐。而針對那些需要專用白板和其他像是 AutoCAD 等專用軟體的狀況，可在同一會議室內使用兩台顯示器：一台是配有雲端白板的互動型顯示器，而另一台是能呈現專案進度的標準顯示器。

模組化會議室讓實體桌子變成可有可無。在以前，員工們需要有個平台來放他們的筆電、作筆記和呈現所準備的資料。但只要會議室裡有個互動型顯示器，就不再需要帶自己的裝置。做口頭報告時，只需要輕鬆地將檔案透過 USB 或從雲端儲存帳號下載到顯示器上。至於作筆記的話，只需要將需要的部分錄影下來，再用 email 將檔案傳給所有收件人。沒有了大型桌子佔據空間，就能更輕鬆地將會議室改造地更模組化。這意味著員工們可以依據自己的需求快速地變更會議式的配置。

但這不代表桌子就要完全從會議室中消失。投資可以被移出移入、可折疊、可堆疊或可對折的模組化家具，只要有需求時員工就能拿出來用。

在應用心理學期刊中曾發表一項實驗，比較站著開會與坐著開會的協作成效。研究者發現就團隊協同而言並沒有差別。但如果是比較散會速度的話，站著開會實際上快很多，而因此更有效率。[6]

更多近期報導指出這些發現仍有其價值。光只是站著，團隊就能減少約 25% 的會議時間。舉例來說，開會時間從 48 分鐘減少至 36 分鐘。站著開會讓員工們對進行中的討論更專注、更留意，因為他們不像坐在個別的筆電前一樣，注意力會被分散。他們的位置以及身體需要坐下休息的狀態，讓他們更迫切地要將手邊任務完成。[7]

既然在站著開會的會議室中沒有椅子，就有更多的空間讓參與者使用。就會議室配置而言，有一台或更多移動式互動型顯示器供會議使用，能創造出更多的可能性。舉例來說，顯示器可被置放於會議室內的對邊，讓功能性團隊能有獨立的小型討論。在分組會議過後，各團隊能將顯示器靠近擺放來呈現並執行整合。

當需保持社交距離時，有額外的空間也是有利的。如此一來，在有降低風險的需求下，會議室仍可以被使用。