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企業疫後新常態！適者為王：彈性靈活運用的辦公室場所
- BenQ Business
- 2022-06-10
「在疫情高峰時期，全世界約有 65.5% 的工作者被迫要遠距辦公。在美國，大約有四千八百七十萬人次居家使用筆電工作。」
要預防疫情期間所發生的問題再度出現，公司行號必須強化自身的營運韌性。哈佛商業評論把這類的韌性定義為公司能在未預期狀況下能保持茁壯成長的能力。[3]這包含了立即舒緩整體業務中斷所帶來衝擊之能力，以及能立即轉換做法的能力，如此一來作業流程就能持續流暢進行。達成這種韌性的關鍵就是在工作場域中創造更多的彈性。
遠距辦公：彈性之根本
於 1500 間以美國為基礎的辦公室中所做的調查，高達 96% 表示他們在工作時需要彈性，但只有 47% 指出他們現在的公司能提供這種彈性。[4]所以，到底是什麼讓工作場域變得有彈性？在這些用來評斷工作彈性的準則之中，位置佔了很重要的一部分。當談到那些場所可被允許用來執行業務時，有數位員工表示希望能針對工作位置有更多的包容性。他們比較喜歡能允許他們一天內部分時間是能在辦公室外執行業務，或是固定安排遠距辦公的雇主。
在工作場域內給予更多的彈性帶來的是…
營運韌性
員工生產力
人才招募
損耗率
營運成本
在疫情流行期間，金融產業觀察到有 29% 的女性員工因為死板的工作場域環境而離職。受調者中另有 34% 指出他們也因為相同理由正在計畫要離職。分析師建議為了要留用員工，公司應該給予女性員工更多的工作場域彈性。[8]
在紐西蘭曾做過類似的研究，在當地大多已經抗疫成功且大多數的公司行號都已重新開啟，研究顯示 52% 的員工指出他們很享受在疫情高峰期公司授予的工作場域彈性。有 47% 的受調者甚至強調他們寧願辭職，也不願回到個別的辦公室中繼續舊型的工作型態。[9]
回到美國國內，管理階層中約 620 萬人被期望要回到辦公室中從事全職業務，他們最有可能需親自出現在工作場域，因為他們的角色就是需要親自管理或指導功能型團隊。財務部門中約有460萬人及電腦相關部門中的 350 萬人照道理來說可能會要求更多彈性，因為他們大部分的工作都能獨自完成且不需要待在辦公室中執行業務。[10]當這些員工需要與辦公室內的同事合作的情況發生時，他們的做法可以跟疫情期間一樣；透過視訊會議及其他以雲端為基礎的平台。
空間改造：符合未來趨勢
透過改善工作場域的彈性來強化營運韌性是至關重要的，當公司在產業及社會快速變遷、科技進步以及像是天然災害及傳染病等無法預知的事件發生時，它能為公司帶來極大機動性。分析師建議企業應該尋求能讓他們的工作流程模組化的方法，且應優先購入能給予他們更多彈性與合作機會的工具。[11]
到了 2025 年，預測約有 41% 的公司行號會有永久的遠距及混合式工作選項能提供給員工。在投資方面，我們已經能看到在 2020 年中已經有顯著的投資增加來實現這項預測。65% 的公司花費投資在協作工具和系統的採購上，而 51% 則投資在雲端科技及平台上。 [12]
隨著遠距辦公的員工數量增加，實體辦公空間就會越來越小。
近期針對美國管理高層所做的一項調查顯示，三分之二的高層已經計畫要在接下來三個季度縮減實體辦公室空間最高達 40%。為了擴大這些變更，他們正計畫要投資在能讓辦公室工作的員工與遠端居家上班的同事合作的科技。[15]
因為大多數的公司已有會議室及工作場域 – 而可能已經投資不少的資源在這些空間上 – 當談到要為混合式工作模式更進一步重新改造辦公室設備時，決策者往往會較為戒慎恐懼。他們可能會選擇將這些空間保留下來，而強迫舊式工作模式成為他們的新常態。然而現在的趨勢顯示，維持現狀可能在未來對公司的業務執行可能是不利的。
為了營運韌性改造工作場域不需要太極端。簡單的修正就能有很大的幫助。決策者只需要去評估在導致業務中斷的重大事件發生時，工作場域的實用性即可：現有的會議室及辦公室隔間是否仍會用的到，或者到了最後這些空間可能又會被閒置好幾個月？如果答案是後者，那麼他們就必須決定要採取哪些步驟來確保業務持續性，又能妥善利用辦公室空間的任何一個角落。
在這個短文系列中，我們想要著重的是少數的設計改造就能讓辦公室內重點區域大大受益。針對這些空間，我們想要展示的是您能如何利用科技來將空間使用度最大化，只要將他們轉換成為適合具有高度生產力的實體協作及混合式工作的安全且多用途的工作場域。
- Pennell, C., et. al., Futuresource COVID-19 Update, Futuresource, December 2020.
- Mysak, J. Jr., “Employees Won’t Decide When to Return to Office”, Bloomberg, https://www.bloomberg.com/news/articles/2021-05-03/employees-won-t-decide-when-to-return-to-office-joe-mysak, 4 May 2021, last accessed 5 May 2021
- Reeves, M. and Whitaker, K., “A Guide to Building a More Resilient Business”, Harvard Business Review, https://hbr.org/2020/07/a-guide-to-building-a-more-resilient-business, 2 July 2020, last accessed 5 May 2021
- Dean, A., and Auerbach, A., “96% of U.S. Professionals Say They Need Flexibility, but Only 47% Have It”, Harvard Business Review, https://hbr.org/2018/06/96-of-u-s-professionals-say-they-need-flexibility-but-only-47-have-it, 5 June 2018, last accessed 7 May 2021.
- Ibid.
- Maurer, R., “Study Finds Productivity Not Deterred by Shift to Remote Work”, Society for Human Resource Management, https://www.shrm.org/hr-today/news/hr-news/pages/study-productivity-shift-remote-work-covid-coronavirus.aspx, 16 September 2020, last accessed 5 May 2021.
- Dean, A., and Auerbach, A., “96% of U.S. Professionals Say They Need Flexibility, but Only 47% Have It”.
- Surane, J. and Nguyen, L., “Bank Bosses Want a Return to Office. Underlings Aren’t So Sure”, Bloomberg, https://www.bloomberg.com/news/articles/2021-05-04/bank-bosses-want-a-return-to-office-underlings-aren-t-so-sure, 4 May 2021, last accessed 5 May 2021.
- Heath, M., “Half of Aussies, Kiwis Ready to Quit Jobs That Aren’t Flexible”, Bloomberg, https://www.bloomberg.com/news/articles/2021-05-05/half-of-aussies-kiwis-ready-to-quit-jobs-that-aren-t-flexible, 4 May 2021, last accessed 5 May 2021.
- Mysak, J. Jr., “Employees Won’t Decide When to Return to Office”.
- Reeves, M. and Whitaker, K., “A Guide to Building a More Resilient Business”.
- Pennell, C., et. al., Futuresource COVID-19 Update, Futuresource, December 2020.
- Maurer, R., “Study Finds Productivity Not Deterred by Shift to Remote Work”.
- Ford, B. and Chang, E., “IBM Sees 80% of Employees Working in Hybrid Roles After Pandemic”, Bloomberg, https://www.bloomberg.com/news/articles/2021-03-31/ibm-expects-80-of-its-employees-to-work-hybrid-post-pandemic, 1 April 2021, last accessed 5 May 2021.
- Surane, J. and Nguyen, L., “Bank Bosses Want a Return to Office. Underlings Aren’t So Sure”.