Các phòng họp, về bản chất, được thiết kế để cộng tác và chia sẻ ý tưởng - có nghĩa là việc chia sẻ màn hình giữa những người thuyết trình là rất quan trọng. Để chuyển đổi màn hình giữa hai hoặc nhiều nguồn thường đòi hỏi phải mua bộ chuyển đổi AV và trong một số trường hợp cần phải có một nhà tích hợp hệ thống để lập trình tùy biến điều khiển tín hiệu. Những chi phí này có thể lên đến 10.000 USD cho một hệ thống cơ bản.
Với Apple TV, Chromecast và ngay cả một số thiết bị không dây được tích hợp vào máy chiếu, nhiều doanh nhân, chủ doanh nghiệp nhỏ và quản lý IT không biết về nguy cơ để lộ thông tin bí mật hoặc nhạy cảm cho bất kỳ ai không nên biết các thông tin đó.
InstaShare sử dụng mã hóa đầu cuối WAP 128 bit nhằm đảm bảo rằng những người không được phép xem thuyết trình sẽ không thể xem được.
Để bảo mật IT, các ứng dụng của bên thứ ba không xác định là một rủi ro đáng kể đối với máy tính xách tay từ các ứng dụng, phần mềm độc hại và các kỹ thuật phần mềm khác được sử dụng để vi phạm bảo mật. Các ứng dụng được thiết kế kém có thể được sao chép và chuyển thành phần mềm độc hại có thể cho phép trộm cắp dữ liệu.