4 Bước Dễ dàng để Chọn Máy chiếu Thông minh Lý tưởng cho Doanh nghiệp của Bạn

Có phải việc giải quyết các khó khăn trong cộng tác đã vắt kiệt năng lượng và sự chú tâm của bạn? Việc có quá nhiều thiết bị cá nhân có làm gián đoạn cuộc họp của bạn quá thường xuyên không? Nếu có thì có lẽ đã đến lúc bạn nâng cấp môi trường cuộc họp của mình để đạt được sự hợp tác và năng suất tốt hơn. Một cách tuyệt vời để làm điều này là sử dụng máy chiếu thông minh.

Máy chiếu thông minh là giải pháp toàn diện cho các nhu cầu kinh doanh khác nhau, cải thiện năng suất, hiệu quả và cộng tác trong các phòng họp. Nhưng với số lượng máy chiếu thông minh ngày càng tăng trên thị trường, bạn chọn máy chiếu phù hợp cho các cuộc họp kinh doanh của mình như thế nào?

Để giúp bạn đưa ra quyết định đó, chúng tôi đã chuẩn bị một danh sách bốn bước để thực hiện và tìm kiếm máy chiếu thông minh phù hợp cho các cuộc họp của bạn. Hãy cùng xem xét các khía cạnh của một máy chiếu thông minh mà bạn nên kiểm tra trước khi đưa ra quyết định mua hàng.

Máy chiếu thông minh tốt sẽ tính đến các xu hướng kinh doanh mới nhất và hỗ trợ chúng. Với việc Mang thiết bị của riêng bạn (BYOD) đang được triển khai trên khắp các công ty trên toàn thế giới, một máy chiếu thông minh tốt cần phải giải quyết những thách thức do BYOD đưa ra, đặc biệt là trong các phòng họp.

Máy chiếu phải tương thích với các thiết bị Windows, Android, macOS và iOS để đảm bảo không có vấn đề về khả năng tương thích phát sinh trong các cuộc họp vì có nhiều thiết bị trong bất kỳ cuộc họp nào trong những ngày này.

Máy chiếu thông minh cần tạo điều kiện thuận lợi cho môi trường không có trình điều khiển và hoạt động tối ưu mà không cần thêm phần mềm hoặc ứng dụng. Máy chiếu phải cho phép trình chiếu dễ dàng ngay từ điện thoại di động và máy tính xách tay của người dùng, theo đó việc trình chiếu chỉ cần không quá hai bước đơn giản khi sử dụng Google Chrome.

Máy chiếu thông minh thực sự tốt cũng cho phép chuyển đổi điện thoại di động của người dùng thành điều khiển từ xa để nhóm của bạn có thể quản lý máy chiếu trực tiếp từ thiết bị của riêng họ. 

Một lý do chính tại sao ngày nay các nhà quản lý lại cấm dùng điện thoại di động và máy tính xách tay trong cuộc họp, là do những yếu tố gây phân tâm mà các thiết bị đó gây ra, dẫn đến năng suất thấp hơn. Để giải quyết vấn đề này, máy chiếu thông minh nên tạo một phòng họp không cần máy tính cá nhân, trong khi vẫn đáp ứng được đầy đủ yêu cầu của cuộc họp.

Để tạo các cuộc họp không cần máy tính cá nhân, máy chiếu thông minh phải được trang bị Hệ thống Quản lý Tài khoản (AMS) cho phép truy cập và quản lý dễ dàng các tệp công ty trực tiếp qua đám mây. Máy chiếu phải có cổng USB và hỗ trợ trình chiếu trực tiếp tất cả các định dạng tập tin chính mà không phụ thuộc vào các thiết bị khác. Truy cập trực tiếp vào internet là một tính năng khác nên có trong máy chiếu thông minh để cho phép người dùng duyệt internet mà không cần thiết lập rắc rối hoặc dựa vào các thiết bị bổ sung, điều này đặc biệt hữu ích cho các phiên thảo luận góp ý. Một Máy chiếu thông minh với các ứng dụng tác vụ công việc tích hợp sẵn rất tuyệt vời để tạo các cuộc họp không cần máy tính cá nhân. Máy chiếu cũng cho phép nhóm IT cài đặt các ứng dụng bổ sung để duy trì bảo mật của công ty và cập nhật máy chiếu.

Máy chiếu thông minh mang năng suất và hiệu quả vào các phòng họp, nhưng một máy chiếu thông minh tuyệt vời cũng phải giảm khối lượng công việc cho các nhóm IT và cho phép nhân viên của bạn không lệ thuộc vào bộ phận kỹ thuật. Bằng cách giảm thiểu các vấn đề khắc phục sự cố, máy chiếu thông minh cho phép nhân viên IT chuyển hướng nỗ lực để duy trì bảo mật doanh nghiệp và các nhiệm vụ quan trọng khác, trong khi các nhóm khác của bạn tổ chức các cuộc họp hiệu quả mà không cần phải phụ thuộc vào sự hỗ trợ của IT.

Cần có Hệ thống Quản lý Thiết bị (DMS) trong máy chiếu thông minh. DMS cấp cho nhóm IT quyền truy cập và kiểm soát từ xa đối với các thiết lập cấu hình trên một máy chiếu riêng lẻ hoặc thậm chí một nhóm máy chiếu. Máy chiếu thông minh tốt cũng phải cho phép cập nhật phần mềm hệ thống qua mạng vô tuyến (OTA) để giảm thời gian bảo trì cho nhóm IT và đảm bảo hiệu suất tối ưu lâu dài. 

Không có máy chiếu thông minh hoàn hảo, chỉ có máy chiếu phù hợp với các địa điểm mà bạn sẽ sử dụng máy. Và tất nhiên điều đó phụ thuộc vào phòng họp và môi trường trình chiếu của bạn, xét về kích thước phòng, yêu cầu về ánh sáng và số người tham gia các cuộc họp, và điều này cũng ảnh hưởng đến việc bố trí máy chiếu. Khi xem xét các máy chiếu thông minh tiềm năng, điều quan trọng là bạn phải biết được kích thước phòng họp và các tính năng mà máy chiếu thông minh cần có cho phù hợp, đặc biệt là về độ sáng của máy chiếu và số người cần xem nội dung một cách thoải mái. Máy chiếu không đủ sáng sẽ không mang lại hình ảnh rõ ràng trong các khu vực được chiếu sáng tốt, dù là các phòng họp lớn hay không gian hội ý đặc biệt.

Đối với các phòng họp nhỏ hoặc khu vực có ít hơn mười người tham dự, máy chiếu thông minh có độ sáng trong khoảng 3000-3500 lumen sẽ là lựa chọn tuyệt vời cho trình chiếu rõ ràng trong khi vẫn tiết kiệm năng lượng. Vì những cuộc họp này diễn ra trong các phòng nhỏ, bạn cần một máy chiếu thông minh cự ly chiếu gần, hoặc khả năng trình chiếu hình ảnh kích cỡ 80” từ cự ly 1 mét. 

Nếu bạn có kế hoạch sử dụng máy chiếu thông minh trong không gian rộng hơn, ví dụ như là phòng hội nghị lên đến hai mươi người, thì bạn nên mua máy chiếu có công suất cao hơn. Độ sáng máy chiếu trong trường hợp này phải khoảng 4000 lumen. Độ sáng đó giúp nhìn rõ hơn trên màn hình lớn hơn ngay cả trong điều kiện tương đối sáng. Vì các phòng này lớn hơn, máy chiếu có thể cần được đặt lệch tâm so với màn hình hoặc tường. Việc lắp đặt này đòi hỏi phải có hiệu chỉnh keystone dọc, theo đó ống kính của máy chiếu thông minh dễ dàng dịch chuyển và điều chỉnh để cung cấp trải nghiệm xem cân bằng. 

Quyết định nên mua máy chiếu thông minh nào không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Chúng tôi hy vọng bài viết của chúng tôi đã đưa bạn đi đúng hướng và đã đưa ra một số hiểu biết chính về máy chiếu thông minh tốt nhất cho các cuộc họp kinh doanh của bạn.