Гибридные совещания – лично и онлайн

Ограничения, вызванные пандемией, коснулись не только командировок. Компании также пытаются избегать собраний большого числа сотрудников в одном конференц-зале и взамен проводят гибридные совещания, которые позволяют командам работать эффективно.

Это знак перемен в бизнес-процессах. Деловые встречи теперь могут быть не привязаны к определенному месту благодаря высокоскоростному доступу в Интернет и качественной видеоконференцсвязи. Этот тренд появился ещё до 2020 года, однако глобальный кризис, связанный с пандемией, ускорил процесс трансформации деловых встреч в комбинацию личных и виртуальных, и такая ситуация, скорее всего, сохранится.

При этом снижение роли личных встреч не должно стать препятствием для продуктивной совместной работы и оперативного принятия решений. Осталось понять, как извлечь максимальную пользу из сложившихся условий.

Как следует из названия, это сочетание личного и виртуального (или по-другому, онлайн) участия. Если несколько человек находятся в переговорной комнате, а другие присоединяются из дома или другого офиса через Интернет, то это гибридное совещание.

Гибридные совещания подразумевают активное участие, интерактивность и взаимодействие. Они оказались полезными даже в самых крупных и наиболее подготовленных организациях. Видеоконференции теперь используются не только для связи людей, находящихся на больших расстояниях друг от друга, но и для связи нескольких переговорных комнат в одном офисе: нет необходимости собираться в одном помещении всем вместе.

Гибридные совещания могут стать отличным решением, особенно если компании начнут интегрировать более совершенные технологии и инструменты, позволяющие максимально использовать преимущества гибридного сотрудничества.

Одна из самых важных особенностей гибридных встреч - это акцент на видеоконференцсвязь и визуальный контент. С помощью визуальных элементов, заменяющих длинные таблицы и документы, совещания могут быть менее продолжительными и, следовательно, более эффективными.

Правильно организованная гибридная встреча намного более динамична и увлекательна, чем обычное совещание. Но всё зависит от наличия правильных инструментов, особенно высокоскоростного Интернета, проектора или панели для вывода изображения на большой экран, централизованного управления учетными записями и доступа к облаку.

Без хорошего подключения к Интернету вы не сможете проводить гибридную встречу. Зависание видео и прерывистый звук испортят встречу для всех участников. Что касается устройств визуализации, то следует присмотреться к смарт-проекторам для бизнеса. Это новый класс проекторов с доступом в Интернет и полезными мобильными приложениями, который может также служить точкой доступа для всех личных устройств – от ноутбуков до смартфонов. Централизованная система управления контентом плюс облачное хранилище, такое как OneDrive, Google Drive или Dropbox, позволит каждому участнику легко обмениваться файлами, обновлять контент и вместе работать над поставленными задачами. Все это намного быстрее, чем электронная почта, которая имеет многочисленные ограничения на типы и размеры файлов.

Что такое смарт-проекторы для бизнеса, вы можете узнать в одной из предыдущих статей.

Гибридные совещания способствуют повышению безопасности на рабочих местах и могут не только сохранить, но и повысить эффективность совместной работы.

В основе гибридной встречи – система для презентации. Хорошее качество видео и аудио позволит участникам почувствовать себя так, как будто они находятся в одной комнате.

Для малого и среднего бизнеса выгодным решением станет беспроводной смарт-проектор, который быстро окупится и не устареет благодаря доступным обновлениям.