하이브리드 회의에 적합한 무선 프레젠테이션 시스템을 선택하는 방법

화상회의와 하이브리드 회의가 전 세계 기업의 내부 업무에서 중요한 역할을 담당하게 되면서, 대기업과 중대형 기업의 IT 부서는 이러한 커뮤니케이션을 최대한 원활하고 효과적으로 진행할 수 있는 기술을 적극적으로 모색해야 하는 과제가 점점 더 커지고 있습니다. 회의실 에코시스템의 핵심 구성 요소 중 하나로서 IT 전문가들이 이 과제를 해결하는 데 도움이 될 수 있는 솔루션으로 주목하고 있는 것이 바로 무선 프레젠테이션 시스템(WPS)입니다.

이 문제를 더 자세히 살펴보면서 IT 전문가들은 하이브리드 회의 시대에 적합한 WPS는 비디오/이미지, 토론, 공유 콘텐츠/파일 등 회의실 회의에서 일어나는 모든 요소를 모든 원격 참가자에게 효율적으로 브로드캐스트할 수 있는 WPS라는 사실을 알게 될 것입니다. 잠재적인 WPS가 그렇게 할 수 있는지 확인하려면 IT 담당자는 WPS의 기능과 관련된 다음과 같은 세부적인 질문에 긍정적으로 답변할 수 있는지 확인해야 합니다:

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  WPS는 시중에 나와 있는 USB 기반 플러그 앤 플레이 화상 회의 장비와 호환되나요?
• WPS가 시중에 나와 있는 화상 회의 앱과 호환되나요?
• WPS를 통해 투사된 콘텐츠를 공유할 수 있나요?
• 회의실 내의 토론 내용을 원격 참가자에게 명확하게 방송할 수 있나요?

무선 프로젝션 시스템 기능의 핵심을 살펴보기 전에 먼저 효과적인 하이브리드 회의를 만드는 요인을 한눈에 파악하는 것이 도움이 됩니다. 무엇보다도 효과적인 하이브리드 미팅의 가장 필수적인 기능 중 하나는 효율성이라는 점입니다. 회의실 참가자와 원격으로 참여하는 참가자를 위해 하이브리드 미팅을 신속하게 실행할 수 있어야 미팅에서 얼마나 많은 성과를 달성하고 각 참가자가 처음부터 얼마나 참여했는지를 결정할 수 있습니다. 이를 위해 하이브리드 회의는 BYOM(Bring Your Own Meeting) 접근 방식을 취해야 하며, BYOD부터 회의실 장비까지 모든 하드웨어 요소가 함께 작동하여 참가자가 화상 회의를 작동시키기 위해 장비를 다루고 설정을 조정하는 데 번거로움을 겪지 않도록 빠르고 쉽고 적응력 있게 회의를 진행할 수 있습니다.

효과적인 하이브리드 회의를 위한 또 다른 핵심은 각 참가자를 토론에 참여시킬 수 있는 능력입니다. 토론이 필요할 때 언제든지 발언하고 들을 수 있으면 참가자가 토론 주제에 더욱 몰입할 수 있기 때문입니다. 하이브리드 회의의 이러한 측면을 보장하기 위해 회의실에는 두 가지 주요 옵션이 있습니다. 첫째, 확장된 오디오 기능으로 화상 회의를 보완할 수 있는 스피커폰과 같은 시중의 주변기기를 추가로 구입하거나 둘째, 마이크 기능이 내장된 무선 프레젠테이션 시스템을 활용하는 것입니다.

이전 전화 회의 시대에는 회의실 사이에 회의용 전화기를 고르게 배치하여 가까이 있는 참가자와 멀리 있는 참가자가 모두 들을 수 있도록 하는 방식으로 이 문제를 해결했습니다. 하지만 BYOD 화상 회의로 전환하면서 회의에 사용되는 마이크는 다시 단일 소스(화상 회의 소프트웨어를 실행하는 노트북에 내장된 마이크)로 돌아가거나 회의실 곳곳에 있는 노트북에서 로그인이 필요했습니다. 안타깝게도 두 경우 모두 토론이 원활하지 않은 문제가 다시 나타났는데, 전자의 경우 멀리 떨어져 앉은 참가자가 원격 참석자에게 말을 걸기 위해 노트북 가까이로 이동해야 하기 때문에 앞서 설명한 것과 같은 유형의 물리적 장애가 발생하여 원활한 대화에 방해가 되었습니다. 반면에 후자의 옵션은 시작 시간이 늦어지고(모든 사람이 온라인 상태가 될 때까지 기다리면서) 로그인 및 IT 문제, 혼잡한 광대역 신호로 인해 회의가 어색해질 수 있는 잠재력을 가지고 있었습니다.

위에서 설명한 가장 이상적인 솔루션은 송신기에 마이크가 내장된 무선 프레젠테이션 시스템으로, WPS의 독립적인 무선 신호를 활용하여 송신기를 사용하는 각 참가자의 비디오뿐만 아니라 회의실 전체에 있는 모든 참가자의 음성을 전송하는 것입니다. 이러한 시스템을 사용하면 회의실 맨 구석에 앉아 있는 참가자가 즉시 발표할 수 있는 송신기를 통해 원격으로 참여하는 참가자를 포함하여 회의에 참석한 모든 사람이 주변에서 말하고 또렷하게 들을 수 있어 더 큰 상호 작용을 위한 여건을 조성할 수 있습니다.

위에서 설명한 문제를 해결하기 위해 벤큐는 현재 우리 모두가 살고 있는 하이브리드 회의 시대를 위해 InstaShow 무선 프레젠테이션 시스템의 최신 버전인 InstaShow VS20을 설계했습니다. InstaShow VS20은 화상 회의를 완벽하게 지원하는 WPS로, 사용자가 프레젠테이션 콘텐츠를 모든 화상 회의 앱에 빠르게 통합하여 원격 사용자도 동시에 콘텐츠를 보고 상호 작용할 수 있도록 합니다.

어떤 하이브리드 회의실에서든 InstaShow VS20을 회의실에 설치하면 업계 최고의 무선 수신 성능을 최대한 활용하여 최대 66피트(20미터) 거리에서 고품질 이미지(기본 4K 해상도 비디오 포함)와 선명한 사운드를 모두 전달할 수 있습니다. 각 VS20 송신기(“InstaShow Button”)에는 반경 5피트(1.5m) 이내의 음성을 포착할 수 있는 무지향성 마이크가 장착되어 있으므로 InstaShow 무선 프레젠테이션 시스템은 InstaShow Button을 회의실 곳곳의 장치에 연결하고 재생하는 것만으로 빠르게 확장 가능한 무선 마이크 시스템으로 전환할 수 있습니다. 이를 통해 회의실 곳곳에 흩어져 있는 참가자(원격 사용자 포함)가 오디오 품질 저하나 잘못된 의사소통에 대한 걱정 없이 화면을 공유하면서 모든 참가자와 자유롭게 대화할 수 있습니다. 또한, 각 InstaShow Button의 마이크는 버튼 터치 한 번으로 편리하게 음소거할 수 있어 필요할 때 미팅 내 프라이버시를 보호할 수 있습니다.

이러한 독점적인 플러그 앤 플레이 InstaShow 버튼 마이크를 InstaShow 에코시스템에 통합하고 더 나아가 무선 확장형 마이크 시스템으로 전환함으로써 BenQ는 허들룸, 심지어 중대형 회의실의 요구를 직접 해결하여 화상 회의의 음질을 최적화하고 보다 참여적이고 효과적인 하이브리드 회의를 위한 조건을 조성하는 저렴하고 유연한 방법을 찾았습니다.